【口座振替】ジムで会費が支払われてない方の事務処理について

このページでは、ジムの会費支払いができていない方に対して

スタッフがどのように対応しているかをお伝えします。

 

「会費が払えていないかもしれないけど…どうしたらいいんだろう?」

そんなちょっと悩んでいる方へ、仕組みをお話ししますね。

口座振替で会費支払いしている会員さんを対象とした話題となっております。
クレカはまた別なので、別の機会に…。
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会費が支払われていない会員への対応

ジムの規模によってやる・やらないはありますが、これら処理手順で支払いをしていただいたり、会員へのアプローチを行っていきます。

  1. 未納者リストを出力する
  2. 1ヶ月未納、複数月未納の確認
  3. 支払いしていない会員への連絡
  4. スタッフ間、ジム間での共有
  5. 手紙を郵送する
  6. 代位弁済請求の手続き

ジムとしては利益云々の問題もあるため、会費は確実にお支払いいただきます。

1つずつご紹介していきますね。

STEP①:「未納者リスト」を出力

会費の引落し日から数日後…

ジムのPCに「未納者リスト」と呼ばれるデータが届きます。

意味はそのままで、その月の会費を清算できなかった方の名前がっているものです。

 

ジムによって差異はありますが、それぞれ

  • 氏名
  • コース種別
  • 未納額
  • 未納理由(資金不足、口座不備など)

などが記載されております。

 

ジムのスタッフは、この未納者データをもとにSTEP②へと進んでいきます。

ちなみに会費未納者の人数ですが、会員数が多いところでは40名~50名の方がリストにことも…。

STEP②:1ヵ月未納・複数月未納の確認作業

私がこれまで在籍したジムでは、「1ヵ月未納」「2ヵ月未納」「3ヵ月未納」それぞれ種類ごとに分ける作業を行ってました。

 

未納会員の8割ほどはSTEP③の電話連絡後に支払ってくれますが…

中にはずっと連絡がとれなかったり、ジムにこない方がいたり。

 

とくに、ジムにこなくなってしまった会員は退会手続きもしませんので、未納額が積み重なっていきます。

そうして、未納者の中でも「何ヵ月未納なのか?」と種類分けされていくのです。

 

ただし、一般的な支払可能金額を考えたとき、4ヵ月分以上の会費をまとめて払うのは困難。

なので、ここもジムによって違いはありますが、3ヵ月、もしくは2ヵ月の未納で「強制退会」という処置を取ります。

 

そのほうが、ジムにとっても会員にとってもベスト。

以上を踏まえて「どの会員が何ヵ月の未納なのか?」という点で確認をしておきます。

STEP③:未納会員へTELをして、スタッフ(ジム)間で共有

ほとんどのジムでは、電話による連絡が多いでしょう。

スタッフが手分けして未納会員1人1人へ電話をかけていきます。

 

「〇〇ジムです。 〇〇様のお電話番号ですか?」

会員「あ、はい、そうですけど。」

「〇月×日が会費の引落し日でしたが、清算がされていなくて…」

会員「あぁ!そうだったんですか!」

「次回現金でご精算くださいませ。」

会員「うん、分かったよ~」

「それでは、失礼いたします!」

このような流れで進めていきます。

 

会員さんが出なかった場合には数時間後に。

留守電になったときには、折り返し電話をいただくむねを入れておきます。

 

また、PCで各未納者のデータに、下記のような伝言を入れる作業も行います。

〇月分の会費が未納です。次回来館時に回収してください。

その次の来館(チェックイン)のときに、忘れずに会費をお支払いいただくためです。

どのスタッフでも確実に行えるように、情報共有する仕組みになっているんですよ。

 

またチェーン展開のスポーツジムにおいては、何ヵ月も未納している方の情報が全店舗で表示されることもあります。

STEP④:手紙作成・郵送

「STEP③:会費未納者への電話がけ」では、全くつながらない場合もあります。

特に2ヵ月、3ヵ月にわたって清算されていない方は、その傾向が強いですね。

 

折り返しでかかってくることも少ないため、DM(手紙)を作成して郵送する作業が入ります。
(※行っていないジムもあります)

内容は電話でお伝えするのといっしょ↓

〇〇 様
(挨拶文)
下記の金額が未精算となっておりますので、お支払いくださいませ。
〇月分□□□□円
〇月分□□□□円
合計□□□□円

こういった文面です。

お手紙だと必ずチェックしてくれますので、清算してくれる会員さんも増えます。

 

また、数か月にわたって通知しても2ヵ月 or 3ヵ月経過してしまった会員は「強制退会」になります。

そのむねのDMも作成して郵送↓

〇〇 様
会費の清算が△ヵ月にわたってされませんでしたので、強制退会の処理をさせていただきました。
何卒ご理解の程、宜しくお願い申し上げます。

STEP⑤:代位弁済請求の手続き

STEP④でDMを郵送した後…

最終的に強制退会となった方には「代位弁済請求だいいべんさいせいきゅう」という作業を行います。

この作業も、実施しているジム・していないジムで別れます。

 

今回は深く説明しませんが…

かんたんに説明すると、”集金代行業者”に強制退会者が未納した分の金額を肩代わりしてもらうシステムです。

代位弁済請求のシステム

いくら催促しても応じてくれない会員もいますから、その分は業者に肩代わりしてもらうようになります。

もちろんその後は、集金代行業者から強制退会となった方への催促があります。
(詳しくはまた記事にて)

会費をお支払いただくために、様々な手順があります

ジムによっては行っていないステップもあるでしょうし、もしくはそれ以上に対策している場合もあります。

ただ、いずれにせよ会費を正確にいただくために行っています。

さて、今回の内容は参考になりましたか? ジムのちょっとした裏側を、現役スタッフがお送りしました!

コメントお待ちしてます!

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